Într-adevăr, primul pas în cazul în care vrei să fii un om mai organizat este să te apuci de un To-Do list (vasăzică o listă în care treci toate lucrurile pe care trebuie să le faci), dar asta nu-i de ajuns.

Mulţi oameni care se apucă de un To-Do list nu se ţin de el mai mult de 2 zile tocmai pentru că acesta este dezorganizat, greu de înţeles şi nu este de prea mare ajutor.

Unde se face un To-Do list?

Este foarte important să nu-ţi faci lista oriunde! Foarte-foarte important chiar! Nu este de ajuns să deschizi un caiet şi să treci pe ultima pagină din el cele 5 lucruri pe care trebuie să le faci în ziua respectivă. Nu. Lista trebuie s-o vezi des! Cât mai des! Poate chiar mereu!

Spre exemplu eu am ajuns să-mi fac liste peste tot: la început pe o agendă, apoi pe post-it-uri şi apoi chiar şi pe tăbliţă. De cele mai multe ori listele se repetă tocmai pentru că vreau să fiu sigur că le văd.

Azi am ajuns să car cu mine zilnic două agende (da, puteţi crede că exagerez, dar altfel nu reuşesc să mă organizez): una mică în care trec taskurile mici, una mai mare în care trec taskurile de durata, mari, mai de valoare, care necesită mai mult timp. Totodată îmi folosesc agenda din telefon în care adesea trec aceleaşi taskuri dar uneori le pun şi alertă.

Grupează lucrurile din listă

Aşa cum am zis şi mai sus: eu împart taskurile pe durată – unele trebuiesc făcute în următoarea oră, altele în următoarea lună. Este foarte important să nu pui în aceaşi listă taskuri pentru următoarea oră şi taskuri pentru luna viitoare. Fă liste diferite. Şi chiar dacă lista cu taskuri de durată e mai mică, nu uita că şi ea trebuie să fie vizibilă.

Nu lăsa lista să te frustreze

Dacă faci un To-Do list, îl faci tocmai ca să te ajute. Deci nu îi permite să te frustreze, nu-i permite să te enerveze. Tu faci lista, nu lista te face pe tine. Încearcă să faci o listă realistă, relativ flexibilă, nu exagera. Îţi cunoşti limitele: nu pune 10 acţiuni într-o oră dacă ştii că după 3 acţiuni făcute trebuie să-ţi iei liber vreme de două cafele.

Voi mai foloşiţi alte trickuri?

PS: Puteţi încerca şi site-urile de “to-do” în cazul în care staţi mult la calculator. Un exemplu ar fi http://todoist.com/.

Am sa trec cât pot de scurt toate micile discipline pe care le-am prezentat anterior precum şi procesul de plănuire:

Procesul de plănuire

1. Începe de cu seara să plănuieşti ce vrei să faci pentru ziua următoare. Care sunt cele mai importante rezultate pe care vrei să le obţi in următoarea zi?

2. Priorizează taskurile. După ce ai scris cam 8-10 taskuri pentru următoarea zi începe să le pui un A celor mai importante, un B celor destul de importante şi un C celor nu chiar aşa de importante.

3. Ordinea. Uită-te la acele taskuri care au nota A şi pune-ţi întrebarea: “Care dintre acestea este cel mai important?”. Pune-i acelui task un A1 şi continuă acest proces până când fiecare task are o literă şi o cifră.

4. Nivelul optim de rezultate. Dupa ce ai ales o ordine în lista ta selectează acele rezultate pe care le doreşti foarte mult să le ai pentru ziua următoare. Dacă ai început acest exerciţiu de puţin timp îţi recomand să ai un nivel optim de rezultate undeva pe la 1-3 taskuri. De ce? Deoarece ai nevoie mai întai să îţi formezi obiceiul, după aceea îl îmbunătăţeşti. Este FOARTE IMPORTANT ca în fiecare zi să îndeplineşti cel putin nivelul optim de rezultate. Dacă reuşeşti mai mult, bravo ţie, dar fi foarte atent ca să nu existe nici măcar o zi în care să faci mai puţin de nivelul optim de rezultate. După ce ai reuşit să îndeplnesti aceste rezultate poţi să îţi foloseşti timpul în ce mod doreşti dar doar DUPĂ.

5. Recompensează-te. După ce ai reuşit sa îndeplineşti nivelul optim de rezultate sau chiar ai făcut şi în plus, nu uita să te recompensezi într-un fel, în orice fel.

6-1

Eu folosesc în viata mea principiul biblic şi anume că atunci când Dumnezeu a creat lumea a făcut-o în 6 zile iar în cea de-a 7 s-a odihnit. Aşa cum l-am formulat eu principiul 6-1 înseamnă 6 zile rezultate, 1 de odihna. În cele 6 zile tot ceea ce este nevoie este să îndeplineşti acel nivel optim de rezultate iar în cea de-a 7-a zi nu face nimic care să aibă legătură cu munca. Îţi recomand acest principiu.

Observaţii:

Poate părea un proces foarte elaborios şi complicat dar în realitate nu este. Mie îmi ia cam 5-10 minute la sfârşitul fiecărei zile pentru a vedea ce am reuşit să fac în ziua respectivă şi pentru a plănui ziua următoare.

În cele din urmă beneficiile acestui mic obicei, făcut în fiecare zi, sunt enorme. Mult succes.

Adică acuma când ma uit pe foaie văd: “Învăţ Legile Mendeliene”. Când am să ştiu când am reuşit să îndeplinesc acest task? Este foarte subiectivă formularea şi pur şi simplu îmi permite să mă sabotez singur şi să citesc o dată în mare grabă tot ce era de citit şi apoi să zic că am reuşit să învăţ. Din acest motiv lecţia pe care eu personal am învăţat-o azi este să îmi scriu taskurile ca rezultate şi nu ca activităţi. Atunci când acestea indică foarte exact rezultatul dorit nu încape nicio urmă de subiectivism. Nu te poţi sabota. Ori l-ai îndeplinit în întregime ori nu.

Se poate întâmpla să nu fie atât de uşor să formulezi acel task ca un rezultat. Dacă se întâmplă aşa poţi încerca următoarele:

• 1. Încearcă să îl faci cuantificabil. Deobicei, dacă conţine un număr vei ştii exact când ai terminat task-ul.
• 2. Alocă un anumit timp. Poţi spune “Să învăţ la georgrafie timp de o oră”. Nu este cea mai buna metodă dar poate fi folosită.

După ce mi-am făcut planul am încercat să trec la treabă. Am început cu primul task care era să studiez un articol despre învăţare accelerată. Când am încercat să îl citesc pur şi simplu nu reuşeam să mă concentrez. Parcă îmi fugeau ochii de pe monitor pe pereţi. M-am hotărât până la urmă să fac altceva şi m-am luat cu cititul mailurilor. Acolo am descoperit un film foarte interesant de pe amdoar18ani.ro – m-am uitat la toate cele 4 părţi. Apoi m-am luat cu alte lucruri care nu erau pe listă şi acesta este felul în care mi-am petrecut aproape toată ziua. Toată ziua am răspuns la mailuri şi la urgente exact în momentul în care au apărut. La finalul zilei am îndeplinit taskurile A2, A3 si A5.

După părerea mea cum am trăit eu această zi este modul în care trăiesc majoritatea oamenilor toată viaţa. Nu îşi stabilesc obiective sau taskuri şi dacă îşi stabilesc renunţă foarte repede la ele. Majoritatea oamenilor merg prin fiecare zi răspunzând la fiecare urgenţă cum apare fără să îşi dea seama că acestea au puţină importanţă pentru rezultatele lor pe termen lung. Dacă nu apare nici o urgenţă ei petrec timpul in faţa calculatorului, sau se uita la un film, în alte cuvinte, pierd timpul.

Cum aş fi putut să fac ca această zi să fie productivă?

Aş fi putut să îmi pun toate aceste urgenţe pe foaie alături de celelalte şi să le dau o notă gen A1,5… şi în acest fel să îmi fi păstrat o ordine in minte pentru importanţa lucrurilor pe care le fac.

Concluzie

Urgenţele pot părea foarte importante dar de cele mai multe ori nu sunt.

Plănuirea zilei este un proces extrem de important dacă vrei să nu o dai în bară şi să mai pierzi o zi din viaţa ta.

Care sunt avantajele acestei plănuiri?

Avantajele pentru acest proces atât de simplu – şi anume sa îţi plănuieşti ziua în avans – sunt enorme, mult mai mari decât ceea ce pot să scriu eu în cuvinte.

• Vei face exact ceea ce îţi propui (daca te ţii de plan).
• Vei fi mai eficient cu cel puţin 25% încă de prima oară când foloseşti această tehnică.
• Vei avea un sentiment foarte plăcut la sfârşitul zilei de productivitate.
• Îţi dezvolţi o calitate care te ajută pe tot parcursul vieţii şi anume aceea de a plănui evenimentele în avans.
• Îţi dezvolţi disciplina.
• Obţii rezultatele pe care ţi le doreşti în viaţa ta.
• Elimini amânarea

Cum procedez eu?

Eu personal am început acest obiecei de a plânui de cu seară urmatoarea zi de mult timp. În esenţă folosesc o agendă şi urmez următorii paşi:

• Alegerea acţiunilor: Care sunt cele mai importante lucruri pe care vreau să le fac mâine? Care sunt acele lucruri care mă apropie de obiectivele mele cele mai importante?
• Priorizare după importanţă: Dupa ce am pe foaie aproximativ 8-10 răspunsuri încep să le priorizez. Le ofer un A celor mai importante lucruri pe care vreau să le fac, un B lucrurilor importante, şi un C lucrurilor care nu sunt chiar atât de importante (de obicei nu am nici un C pe listă).
• Ordinea: Mă uit la acele acţiuni care au primit nota A şi îmi pun întrebarea: “Care dintre acestea este cea mai importantă?“. Îi pun acelei acţiuni un A1 şi continui acest proces până când fiecare acţiune are o literă şi o cifră.

Ce imi oferă acest proces?

Îmi oferă o lista foarte clară cu cele mai importante activitaţi pe care pot să le fac în ziua următoare. Dacă respect în detaliu şi fac acele activităţi în ordinea respectivă ştiu că acea zi este o zi foarte producativă.

Câteva observaţii pe care este nevoie să le şti…

• Foarte rar reuşesc să fac toate lucrurile pe care le-am scris pe listă. De fapt zilele pe care eu le consider cele mai productive sunt acele zile în care mi-am petrecut aproape tot timpul pentru acţiunile cu A1 şi A2.
• Dacă ai un moment în care pur şi simplu nu ştii ce să faci şi chiar nu ai deloc dispoziţie să faci ceea ce ai scris pe listă pune-ţi întrebarea următoare: “Cum pot sa îmi folosesc în cel mai bun mod timpul, chiar acum?”. Acţionează asupra răspunsului.
• Tot acest proces se rezumă la un singur cuvânt şi anume DISCIPLINĂ. Dacă ai disciplina să faci lucrurile pe care ţi le propui sau dacă devii disciplinat ai să reuseşti, altfel nu.
• Vă propun să planuiţi ziua următoare seara, deoarece planul pe care îl faci îl vei lua cu tine în timpul somnului iar dimineaţa te poţi trezi cu idei uimitoare pentru a îndeplini ceea ce ţi-ai propus.
• Unii oamenii îi spun lista cu “Trebuie să fac” (To do list). Eu folosesc mai degrabă sintagma lista cu “Vreau să fac”. Am renunţat de ceva timp la cuvântul “trebuie” pentru că acesta în esenţă indică o obligaţie, ceva ce poate tu nu vrei dar este nevoie să faci, pe când cuvântul “vreau” indică ceva care îţi face plăcere să faci. Această mică schimbare de cuvânt a avut un mare impact asupra mea.

Te provoc

Te provoc ca în această săptămână sa acţionezi în fiecare zi după o listă. Foloseşte acest exerciţiu timp de o săptămână. Dacă nu te ajută renunţă la el. Nu ai de ce să foloseşti ceva care te încurcă. Dar te provoc ca în această săptămână de pe 22 până pe 28 să acţionezi după un plan pe care ţi-l faci singur în fiecare zi şi să te convingi de unul singur. Aştept ca rezultatele voastre să le postaţi ca nişte comentarii pe acest articol. Mult succes.