Tehnica Pomodoro

Tehnica Pomodoro este o metodă time management creată de  Francesco Cirillo în anii 80′. A fost pusă în aplicare La această tehnică a ajutat şi o româncă, Claudia Sandu. Pentru a te apuca de această metodă nu ai nevoie decât de două lucruri: foi A4 („Activităţi Generale„, „Activităţi Zilnice„) şi un timer (eu folosesc FBooster).

Beneficii

• diminuarea anxietăţii
• îmbunătăţirea concentrării prin eliminarea întreruperilor (externe sau interne; mai târziu despre asta)
• creşterea atenţiei în luarea deciziilor
• creşterea motivaţiei şi determinării în atingerea scopului
• definirea procesului de estimare a timpului necesar unei activităţi

Pomodoro-ul tradiţional = 30 minute: 25 minute muncă, 5 minute pauză.

Un pomodoro este indivizibil. Asta înseamnă că dacă ai lucrat 20 de minute din 25, nu îl notezi ca şi îndeplinit. Nu contează că ai fost întrerupt de mama, tata, colegul. Pur şi simplu nu îl iei în sonsiderare. După ce ai terminat acel pomodoro, luaţi o pauză de 3-5 minute. Nu e permis să te gândeşti că mai lucrezi „doar câteva minute” la acea activitate chiar dacă acele câteva minute ar însemna îndeplinirea taskului.

Pauza este pauză. Nu te gândeşti în astea 3-5 minute la nimic legat de activitatea din acel moment. Te întinzi pe canapea, bei apă, stai pe facebook, nu contează. Important e să nu depui efort intelectual. Ai nevoie de energie pentru a fi atent şi pregătit pentru următorul pomodoro. După ce ai făcut 4 pomodoro trebuie să iei o pauză între 15 şi 30 de minute. Repet. Pauza să fie pauză. După ce ai terminat activitatea, trebuie să o tai de pe foaie cu activităţile zilnice. Dacă termini înainte ca un pomodoro să se termine sfatul meu este să foloseşti timpul rămas pentru a revizui, pentru a te uita din nou peste ceea ce ai făcut. Se aplică regula: Un pomodoro început, trebuie terminat.

Se pot face şi excepţii, totuşi. Când te simţi foarte obosit, poţi mări pauza: în loc de pauza de 3-5 minute, poţi lua una de 10 minute.  Altă variantă ar fi să tragi de tine şi să te „reîncarci” în pauza mare, cea de 15-30 minute.

De asemenea, poţi reduce setul de la 4, la 3 roşii. Cu cât eşti mai obosit, cu cât eşti mai în urmă, cu atât este mai important să continui. Este mai bine să fii puţin în urmă decât să te opreşti. Vei învăţa să scapi de „panica” faptului că nu ştii sau nu ai făcut tot în ziua respectivă.  

Explicaţie: de ce un pomodoro = 30 minute? Este dovedit faptul că activitatea mentală între 20 şi 45 minute urmată de o pauză scurtă (10-15 minute) ne maximizează atenţia şi concentrarea.  Probabil de aici şi durata cursurilor la liceu/facultate. Astfel, pomodoro-ul ideal se încadrează între 20 şi 35 minute, 40 minute maxim. Dar, din experienţele celorlalţi, cel mai eficient este cel care durează 30 minute.

Câteva mici lucruri

În primul rând, trebuie să notezi pe o foaie (hai să o denumim „Activităţi Generale”) toate lucrurile pe care doreşti să le faci. Pe termen lung, scurt, nu contează.

Al doilea lucru pe care trebuie să îl faci, zilnic (atenţie), este să îţi notezi tot aşa, pe o foaie („Activităţi Zilnice”), ceea ce vrei să faci în ziua respectivă. În dreptul activităţii trebuie să notezi şi de cât timp estimezi că ai nevoie pentru îndeplinirea ei. Apoi „spargeţi” în mai multe pomodoro (dacă este cazul).

Etape

Planificarea: trebuie să te decizi asupra activităţilor din ziua respectivă; se face mereu la începutul zilei.

Urmărirea şi înregistrarea: pe parcursul zilei, pe parcursul activităţilor tale îţi notezi lucruri care merg bine sau care nu merg bine; scopul acestei etape este de a-ţi îmbunătăţi performanţa, eficienţă;

Procesarea: observaţiile pe care le-ai notat în cadrul etapei 3 (înregistrarea) le transformi în informaţie.

Vizualizarea: citeşte la sfârşitul fiecărei zile ceea ce ai făcut bine/rău în acea zi; astfel eviţi ca în zilele următoare să faci aceleaşi greşeli.

Progres

Este foarte important să ţii cont de numărul de pomodoros făcute integral. Va rezulta efortul tău real. Sfatul meu este să îţi notezi zilnic câte minute (efectiv) ai lucrat, iar la sfârşitul lunii să vezi dacă a existat vreo evoluţie. Ca exemplu, poţi observa câte minute ai acordat studiului, câte progresului propriu etc. (criteriile vi le stabiliţi voi; depinde în ce sens vreţi să evoluaţi).

Puneţi următoarele întrebării: Cum? Ce trebuie să fac? Care activităţi sunt într-adevăr folositoare? Cum le pot reorganiza pentru a fi mai eficient? Stilul acesta de întrebări te vor ghida către evoluţie.

Obstacole. Întreruperile: interne şi externe.

Interne: când te întrerupi pe sine; chiar dacă un pomodoro (deja urăsc să ii tot zic aşa; de acum o să ii zic „o roşie”, „două roşii”) ţine 25 minute, este foarte greu să rămâi concentrat fără să te întrerupi. Ori dai scroll aiurea pe facebook, ori te apucă foamea sau setea, ori nevoia de a da un telefon sau să îţi verifici mailul. Aceste întreruperi ţin de concentrarea ta (dacă sunt foarte dese, înseamnă că abilitatea de a te concentra este foarte mică). Te poţi uita pe facebook, da un telefon, bea apă în pauza mică (3-5 minute) sau în cea mare (15-30 minute). Nu e nicio grabă.

De fiecare dată când te întrerupe ceva sau ai dorinţa de a o face, notează-ţi pe o foaie acel lucru, iar la finalul zilei reciteşte lucrurile ce te-au „deranjat”. Dacă este cazul, pune-le pe lista de activităţi generale sau pe cea de activităţi zilnice. După ce ai notat, termină roşia (pomodoro; 25 minute, 5 minute pauză), dar nu o lua în calcul la finalul zilei,  când vei număra roşiile terminate integral.

Externe: eşti întrerupt de alţii; diferenţa faţă de cele interne constă în faptul că există nevoia de a comunica cu ceilalţi. Mecanismul, însă, va fi acelaşi: să nu mai fi tu dependent de aceste întreruperi, ci ele să fie de tine. Dacă un prieten te va suna, îi vei închide şi îl vei suna în „pauză”. Însă, nu trebuie dus la extrem acest lucru. Dacă te sună şi a doua oară, sfatul meu este să ii răspunzi, poate este o urgenţă. Totuşi, urgenţele sunt destul de rare astfel că nu vei avea prea multe probleme de genul. Ori de câte ori cineva/ceva te întrerupe notează-ţi asta. După ce ai notat, concentrează-te să termini roşia.

Pentru a scăpa de aceste întreruperi este nevoie de disciplină. Observaţi-le, acceptaţi-le şi apoi scăpaţi de ele.

Estimarea timpului necesar

Estimează la începutul săptămânii (sau ori de câte ori adaugi altă activitate) cam de câte roşii ai nevoie pentru a realiza fiecare activitate din „Activităţi Generale”. Este foarte importantă acurateţea estimării. Dacă estimarea este mai mare de 6 roşii înseamnă că activitatea este prea complexă; astfel, trebuie să o „spargi” în mai multe activităţi. Ca un exemplu: ai de învăţat pentru un examen, iar pe lista de activităţi ai „materia X”. „Spargerea” în cazul ăsta poate fi reprezentată de „cursurile 1-3”, „cursurile 4-7” etc.

La începutul fiecărei zile, estimează cam cât timp ai la dispoziţie pentru a te ocupa de aceste activităţi. Apoi, timpul ăsta îl calculezi în roşii. Dacă ai 3 ore la dispoziţie, înseamnă că ai 6 roşii disponibile; şi tot aşa. În funcţie de cât timp ai la dispoziţie şi de ce priorităţi ai, vei nota în „Activităţi Zilnice” ceea ce vrei să realizezi în ziua aia.

În mod clar, unele estimări vor fi eronate, dar pe parcursul aplicării tehnicii, vei deveni din în ce mai bun în a aproxima timpul. Pentru a estima cât mai exact în viitor trebuie să notezi efortul pe care îl estimezi şi efortul efectiv pe care l-ai depus în acea activitate. Aceste lucruri le poţi nota în dreptul activităţii pe foaia cu „Activităţi zilnice”. Atenţie. Nu fiecare activitate poate fi estimată. Dacă aveţi un nou proiect sau o nouă, este de preferat să „descoperiţi” ce presupune acea materie. Apoi, puteţi estima.

Pomodoro la un alt nivel: îmbunătăţirea tehnicii

Se spune că pentru a te adapta la această tehnică nu ai nevoie decât de minim 7, maxim 12 zile de aplicare constantă.  

După ce aţi ajuns la un anumit nivel de confort cu această tehnică, o puteţi îmbunătăţi. Ştii deja că un set este format din 4 roşii (pomodoros). Poţi folosi o parte din prima roşie şi o altă parte din ultima roşie pentru repetare (prima roşie) şi revizuire (ultima roşie). Aceste două procese, folosite sistematic, vor fi foarte utile pentru întipărirea informaţiei.

Dacă pentru o activitate ai avut nevoie de 4 roşii când tu estimasei de fapt 2, nu este important faptul că tu ai estimat greşit ci important este să realizezi cum să ajungi de la 4 la 2. Munceşte, observă, notează şi schimbă ceea ce crezi tu în abordare pentru a fi mai eficient.

Timpul – obstacol sau prieten?

Este clar faptul că nu vei avea acelaşi timp la dispoziţie săptămânal pentru că se mai întâmplă şi lucruri neprevăzute. Lucruri de care trebuie să te ocupi. Astfel, te îndemn să nu fii dezamăgit dacă în unele săptămâni vei avea mai puţin timp de lucru decât în altele. Tot ceea ce contează este raportul dintre timpul disponibil şi efortul efectiv depus. Exemplu: dacă într-o zi avem 15 ore la dispoziţie şi depunem efort doar 5 ore, iar în alta avem 7 ore la dispoziţie şi depunem efort 4 ore, în cel de-al doilea caz ai fost mai eficient.

Senzaţia de a avea timp suficient pentru a face lucruri şi de a nu-l folosi în consecinţă este frustrantă. Mintea îţi va fugi de la trecut la viitor („Cum ar fi fost dacă mă apucam de învăţat acum 2 săptămâni?”).  Astfel te vei simţi vinovat, frustrat şi nu vei putea fi la fel de eficient.  Atenţia ta trebuie să fie în prezent. Roşie cu roşie. Câte un pas, pe rând.

Această tehnică nu trebuie aplicată în ceea ce priveşte timpul tău liber. (film, lectură – pasiuni)

Pentru a fi mai bun, trebuie să te provoci pe sine constant. Să termini ceea ce ai de făcut mai repede decât ai estimat. Dacă, însă, depăşeşti timpul estimat, important este să nu intri în panică. Trebuie să fii curajos şi să continui să munceşti calm şi concentrat pentru a atinge succesul. Stimulând continuitatea vei ajunge la productivitate şi creativitate. Fiecare roşie este o invitaţie de a continua, de a rămâne concentrat, alert, atent

Rezultatele vin roşie după roşie.